Een evenement organiseren is een vak apart en er komt veel bij kijken. Het wordt ons vandaag de dag ook steeds moeilijker gemaakt. Iedereen heeft het al druk genoeg en dan worden we ook nog eens overspoeld met allerlei uitnodigingen voor de meest uiteenlopende events. Maar hoe zorgt u er nou voor dat niemand uw event overslaat. Hieronder enkele tips.

Tip #1
Het begint uiteraard allemaal met een goede uitnodiging. Personaliseren is daarbij ontzettend belangrijk. Geef uw genodigden niet het gevoel dat ze de zoveelste zijn die u al uitnodigt. Voorkom bulkmails dus en zorg voor een persoonlijke aanhef, niet alleen in de mail zelf, maar bijvoorbeeld ook in de onderwerpregel. Het beste werkt nog wanneer u de mail door iemand laat versturen die uw genodigden persoonlijk kent. Mag een uitnodiging iets meer kosten? Overweeg dan om er een per post te sturen. Wanneer mensen een brief/kaart zien liggen die persoonlijk aan hen is gericht, is de kans veel groter dat ze het openen en zullen lezen.

Tip #2
Wat goed werkt om de mensen over de streep te trekken zich in te schrijven voor uw event, is om een gastenlijst mee te sturen. Als mensen hun naam op de gastenlijst zien staan, dan hebben ze het gevoel dat ze deel uitmaken van een select groepje. Bovendien heeft de gastenlijst nog een ander bijkomend voordeel. Ze zien wie er allemaal komt wat het netwerken een stuk interessanter maakt.

Tip #3
Een goed programma is key. Vertel de genodigden waarom ze uw event niet mogen missen en wat de voordelen zijn als ze het event bijwonen. Leg uit hoe het event hun leven in positieve zin gaat veranderen. Een mooie afwisseling in het programma is ook belangrijk. Wat verder goed werkt, is om niet gelijk alles prijs te geven van het programma. Bouw een bepaalde spanning op. Zo kunt u ervoor kiezen om elke week of om de twee weken een tipje van de sluier op te lichten. De mensen worden op deze manier nieuwsgierig gemaakt wat de kans vergroot dat ze naar uw event komen.

Tip #4
Uw eigen netwerk en kanalen zijn daarnaast onmisbaar om van uw evenement een succes te maken. Zorg voor reuring via bijvoorbeeld social media. Heeft u collega’s met een groot en relevant netwerk? Vraag of ze uw event willen promoten in hun netwerk. Zorg dat zij uw ambassadeurs worden.

Tip #5
Een mooie locatie doet wonderen. Iedereen vindt het immers leuk om een evenement bij te wonen op een mooie, bijzondere of inspirerende locatie. Zoekt u een mooie locatie in België? Eventlocaties in Brussel zijn er in overvloed zoals bijvoorbeeld de allernieuwste locatie in Brussel de Docks Dome gelegen bovenop het winkelcentrum Docks Bruxsel met een prachtig zicht op Brussel. Zorg er wel voor dat de locatie qua sfeer aansluit bij het soort event dat u organiseert.

Tip #6
Denk niet dat uw taak klaar is nadat het evenement is afgelopen. De nazorg is minstens zo belangrijk. Laat uw gasten weten dat u hun komst waardeert. Stuur ze bijvoorbeeld een mooie kaartje of bedankje. Daarnaast kunt u een compilatie van zo’n dag laten maken in de vorm van bijvoorbeeld een video of een infographic die u naar uw gasten stuurt. Op deze manier kunnen ze de besproken onderwerpen nog eens nalezen of delen in hun eigen netwerk. Tevreden bezoekers zullen in de toekomst sneller geneigd zijn een nieuw event van u te bezoeken en zijn bovendien goede ambassadeurs.

Hebt u vragen over de mogelijkheden dat de Docks Dome aanbiedt? Neem dan contact op met hun via +32 486 43 43 32 of via mail naar info@docksdome.be.